Huzamosabb ideje megfigyelhető a trend, hogy mind a munkavállalóknak – főleg az y és z generáció igényeinek, valamint az informatika térnyerésének köszönhetően –, mind pedig a munkáltatóknak testhezállóbb rendszeresen, bizonyos munkafolyamatok esetén akár állandóan távmunkában dolgozni, dolgoztatni.
A cégeknek és dolgozóinak közös érdeke, hogy a távmunka bevezetése zökkenőmentes és sikeres legyen, és a home office előtti eredményekkel megegyező, vagy még annál is nagyobb hatékonysággal végezze a munkáját az érintett csapat minden tagja. Ennek egzakt mérése végezhető el a MOTIMENT segítségével, eddig erre ilyen pontosan és megbízhatóan nem volt lehetőség. A módszertan alkalmazásával már az is kimutatható, hogy az adott munkavállaló – önmagához mért mutatói alapján – a hét 5 munkanapjából mennyit töltsön irodai, illetve otthoni környezetben, a mérések szerint az emberek több mint 20-25%-a nem alkalmas távmunkára, míg 70-65%-uk ugyanolyan eredményesen vagy még nagyobb hatékonysággal dolgozik home office környezetben. Ez azért is fontos tényező, mert a jó munkaerőt könnyebb megtartani, ha optimális körülményeket biztosítunk – különösen igaz ez a fiatalabb generációk kötetlenebb munkafeltételeket igénylő attitűdjére.
Egyre több cég tervezi a jelenleg klasszikus irodai környezet átalakítását home office bevonásával, amely folyamat több területet is érint: például ügyfélszolgálatot, HR-t, ingatlan gazdálkodást (fejlesztést, irodakialakítást, stb.) és a belső kommunikációt. Ezen területek működésének összehangolása elengedhetetlen a sikeres változásmenedzsmenthez, mert a távoli munkavégzés alkalmazásával a részfolyamatok is módosulhatnak. Ilyen esetekben gyorsan megjeleníthető, hogy mely elemeket kell a megváltozott környezethez igazítani. Általában véve a módszer segítségével 20-30%-os hatékonyságjavulást hoz egy-egy mérési folyamat, továbbá az is kimutatható, hogy a dolgozók többsége a megszokási szakaszt követően közel azonos teljesítményt képes nyújtani, mint az irodában.
„Kihasználva a távoli munkavégzés adta lehetőségeket, rugalmasan és hatékonyan bővíthető a csapat, valamint a meglevő szakemberek megosztva dolgozhatnak az irodában és távmunkában, az adott üzleti folyamathoz és az egyén saját munkaattitűdjéhez igazítva. Fontos kiemelnem, hogy az eddig vizsgált több, mint 500 főből 23% nem volt alkalmas távmunkára, és a huzamosabb ideje zajló további tesztek azt bizonyítják, hogy ezek a dolgozók a későbbiekben, az egyértelmű mutatók láttán sem voltak képesek hatékony munkavégzésre otthoni környezetben.” – összegezi a tapasztalatokat Mészáros Zsolt, a MOTIMENT módszertan kidolgozója. Hozzátette, hogy a MOTIMENT-tel nem az embert mérik, távmunkánál viszont erre is szükség van.
Egy hasonló alkalmazással pontosan világossá válik például, hogy:
- melyik munkavállaló hatékonyabb az irodai vagy az otthoni környezetben,
- a vizsgált munkatárs milyen arányban, időbeosztásban végzi el hatékonyabban a munkáját (heti 5 munkanapból hány otthon töltött nap javasolt az eredményesebb munkavégzéshez),
- ki az, akinek egyáltalán nem előnyös a távmunka,
- mely üzleti folyamatok elvégzése terelhető home office-ba a hatékonyság megtartásával vagy növelésével és melyeket nem célszerű ebbe az irányba terelni,
- mely munkakör mely tevékenységeiben vannak a távmunka hatékonyságát jelentősen romboló tényezők,mely folyamatok kompetencia igénye adható át könnyen új, atipikus foglalkoztatású (részmunkaidős és/vagy távmunkás) kollégáknak,
- mikor nem elég a szoftverrendszerek folyamattámogatási képessége,
- mely folyamatokat érdemes minimálisan megváltoztatni, hogy ideálisan kiszolgálhatók legyenek távmunkában is,
- mely folyamatok hibáinak javításával biztosítható könnyen a minőség.
A távmunka hatékonyság mérésének legsikeresebb alkalmazói a szervezeti létszámtól, az alkalmazott szoftvereik számától és a folyamataik komplexitásától függően 20-30%-os potenciált is fel tudnak tárni. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy munkatárs esetében akár 1-2 hónapnyi munkaidővel lehet kalkulálni, ami akár hatékonyan eltöltött munkaidőre is felhasználható. A távmunkára történő áttérés során a kezdeti problémát az jelenti, hogy a technikai feltételek látszólag adottak, „mégsem áll otthon össze a kép” – azaz nagyon fontos, hogy a lassulásért felelős, valós technikai okozókat a módszertan elválassza a többi tényezőtől. Bizonyos munkavállalók intenzitása az otthoni környezetben sokkal hatékonyabb, mérhetően kevesebb alkalommal és rövidebb ideig szakítja meg a munkavégzését, így a „helyzetbe illeszkedés”, azaz a munkához visszatérés egy-egy telefonhívás vagy kérdést követően sokkal gyorsabb, a munkavégzés sokkal hatékonyabb. Azok az ügyfelek, akik már megtapasztalták office környezetben a mérés pozitív hatásait, fontosnak tartják a bevezetni kívánt távmunka előnyeit és hátrányait is látni, hogy megfelelően tudjanak dönteni az arányokról mind a munkakörnyezetet, mind a munkavállalókat tekintve.