A klímaváltozás hatásaival szembesülő világunkban a fenntarthatóság a vállalatok egyik irányító elvévé vált. Noha elsőre talán nem triviális, az információmenedzsment nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy egy vállalat fenntarthatóan működjön. A papíralapú és digitális dokumentumtárolás és -kezelés területén 70 évnyi tapasztalattal rendelkező Iron Mountain szakértői összegyűjtötték azt a hat szempontot, amely segíthet ebben.
A fenntarthatóság sokkal többet jelent, mint hogy a vállalat kipipálja a társadalmi felelősségvállalás rubrikáját. Ha egy szervezet ténylegesen magáévá teszi a fenntarthatóság filozófiáját, akkor az alacsonyabb költségekben, a jobb munkamorálban és a nagyobb hatékonyságban is megmutatkozik. A fenntarthatóbban működő vállalatokhoz szívesebben csatlakoznak a tehetséges kollégák, fiatalok, és a kutatások szerint jobban vonzzák az ügyfeleket is. Egy tanulmányban a válaszadók több mint kétharmada azt mondta, hogy hajlandó többet fizetni a fenntartható termékekért.
A téma annyira erősen jelen van az információ kezelés terén, hogy az információmenedzsmenttel foglalkozó szervezetek szövetsége, az ARMA (Association of Records Managers and Administrators) által nyolc pontban összefoglalt információ- és iratkezelés alapelveik – elszámoltathatóság, átláthatóság, integritás, védelem, a megfeleltetési szabályozásoknak való megfelelés, rendelkezésre állás, megőrzés és rendelkezésre bocsátás – napjainkban egyfajta kilencedik alapelvként a fenntarthatósággal is kiegészítendő.
1. Az alapok: hasznosítsuk újra a papírt!
Egy tonna papír újrahasznosítása a statisztikák szerint annyi energiát takarít meg, mely fedezi egy átlagos amerikai otthon hat hónapos energiaellátását. Megspórolhatunk vele 26 ezer liter vizet, és egy tonnával csökkenthetjük az üvegházhatású gázok kibocsátását. Azok a papír alapú dokumentumok, melyeknél már eleget tettünk megőrzési kötelezettségüknek, és azok, melyeket már digitalizáltunk, logikus jelöltek arra, hogy ledaráljuk és újrahasznosítsuk őket. Jó módszer a fenntartható ösztönzésére – és egyben a biztonság növelésére – az ún. „mindent megsemmisíteni” szemlélet. Lényege, hogy az üzleti tevékenységhez már nem szükséges iratokat ledarálják, ahelyett, hogy a szemetesbe tennék, így nincs bizonytalanság azzal kapcsolatban, hogy mit kell megsemmisíteni és mit megtartani.
2. Új életre kelhetnek az elektronikai eszközök
Az e-hulladék egyre nagyobb problémát jelent: 2019-ben világszerte fejenként több mint 16 kilogramm keletkezett belőle, és ez a szám az évtized végére 40 százalékkal nőhet. A számítógépek, telefonok, monitorok vagy fénymásolók tele vannak veszélyes anyagokkal, például berilliummal, kadmiummal, higannyal, arzénnel és ólommal. Ezeknek az anyagoknak túlnyomó része biztonságosan ártalmatlanítható lehetne, sőt, értéket is képviselhet, 200 laptop például mintegy 155 gramm aranyat tartalmaz. A Global E-Waste Statistics Partnership szerint azonban jelenleg az e-hulladéknak csupán 17%-át hasznosítják újra.
Az elektronikus hulladékok jelentős biztonsági sebezhetőséget is hordozhatnak, ugyanis nem minden esetben szabadítják meg őket elég alaposan az érzékeny információktól. Léteznek biztonságos adattörlési programok, amelyek biztosítják, hogy minden védett és érzékeny adat törlődjön, majd az eszköz felújítását követően visszatérhessen a gazdaságba. A sikeres újraértékesítés bevételhez juttathatja a céget, és a körforgásos gazdaság részéve is teszi, amely csökkenti az új termékek gyártása iránti igényt és a hulladékmennyiséget egyaránt.
3. Ne feledkezzünk el az adatközpontokról sem!
A digitalizáció csökkenti a fizikai hulladékot, de az adatközpontok működésének is van környezeti hatása: a világ villamosenergia-termelésének mintegy 1%-át használják, és emellett egy régebbi, közepes méretű adatközpont naponta akár 1,3 millió liter vizet is elhasználhat. Számos adatközpont ezért törekszik rá, hogy zöld energiára álljon át. Az Iron Mountain kolokációs adatközpontjai például világszerte 100%-ban megújuló energiaforrásokkal működnek, és megfelelnek az energiahatékonyságra vonatkozó legszigorúbb előírásoknak. Ezért ezeknek az adatközpontoknak az ügyfelei jogosultak az úgynevezett Green Power Pass pontokra, amelyeket beépíthetnek a szervezetük fenntarthatósági jelentésébe, hozzájárulva szén-dioxid-kibocsátás csökkentési céljaikhoz is.
4. Gondoljuk újra az irodát!
A jövőben valószínűleg csak nőni fog az otthonról dolgozó munkatársak száma, ezért most lehet itt az ideje annak, hogy megvizsgáljuk az irodaméret csökkentésének lehetőségeit: a közös munkaterületek kialakítását, a papíralapú nyilvántartások digitalizálását vagy külső tárolóhelyekre való áthelyezését. Egy szabványos négyfiókos iratszekrény 17 négyzetméternyi alapterületet foglal el. Az Iron Mountain becslései szerint egy tipikus irodában a hely 8-10%-át foglalják el az iratok. Digitalizációjuk helyet szabadít fel, így akár a bérleti díjjakon, a fűtésen és a hűtésen is spórolni lehet. A távmunkával csökken az ingázással töltött idő és a károsanyag-kibocsátás, és kevesebb lesz a dugó. Ráadásul a távmunkások nagyobb munkahelyi elégedettségről és termelékenységről számolnak be.
5. Ösztönözzük az alvállalkozóinkat!
Lehet, hogy szervezetünk magáévá tette a fenntarthatósági célokat, de vajon elmondható-e ugyanez a beszállítóinkról is? Hasznos tájékozódni a hulladékszállítással, fuvarozással, takarítással, raktározással, étkeztetéssel és a berendezések karbantartásával foglakozó alvállalkozók gyakorlatairól. Publikálnak-e fenntarthatóság jelentéseket és a legjobb gyakorlatokat követik-e? A létesítményeik és járműveik mennyire működnek alternatív energiával? E kérdések feltételével meg lehet arról győződni, hogy az alvállalkozók céljai összhangban állnak a vállalatéval.
+1 Készítsünk irányítási stratégiát!
A bemutatott kezdeményezések egy átfogó informatikai irányítási stratégia részét képezhetik. Azok a szervezetek, amelyeknek teljes képpel rendelkeznek adataikról, azok helyéről, felhasználásáról és eredetéről, tájékozottabbak, hatékonyabbak és fenntarthatóbbak. Egy felmérés szerint az irodai dolgozók 36%-a mondta azt, hogy legtöbbször vagy mindig nehéz megtalálni egy dokumentum legfrissebb változatát. A megfelelő irányítási stratégia szinte teljesen kiküszöbölheti az ilyen keresgélésekből adódó időveszteséget. A jó információirányítási gyakorlatok szintén hozzájárulnak a fenntarthatósághoz, hiszen szabályokat adnak a felesleges, elavult és triviális adatok megsemmisítésére, valamint a szükségtelen papíralapú dokumentumok megsemmisítésére.