Halál a papírra! – Jó üzlet az IT cégeknek
Az európai vállalatok egyharmada tervezi a jövőben, hogy papíralapú folyamatait felváltva digitális megoldásokat vezet be.
Az IDC legfrissebb, „A piaci lehetőségek útjában álló üzleti folyamatok? Költséghatékony nyomtatás és dokumentumkezelés sokoldalú multifunkciós készülékekkel” címen megjelent tanulmánya az európai dokumentumkezelési megoldásokat vizsgálja meg közelebbről.
A digitalizációra áttérő vállalatok döntésének hátterében jellemzően a papíralapú dokumentumtárolással járó jelentős helyigény felszámolása áll – derült ki az IDC nemrégiben készített felméréséből. Az IDC elemzői szerint a dokumentumdigitalizálás bevezetését választó vállalatok számára a sokoldalú multifunkciós készülékek hasznos jellemzője továbbá, hogy az eszközök lehetővé teszik a közvetlenül e-mail üzenetbe történő szkennelést. Emellett további felhasználás, illetve archiválás céljából a hálózaton – illetve felhőben – található mappákba is lehet velük szkennelni.
Az elemzőcég felmérése rávilágított arra is, hogy az európai vállalatok 66 százaléka az automatizált üzleti folyamatok egyik legfőbb előnyének tekinti, hogy az archivált dokumentumok egy helyen találhatók. A különféle dokumentumformátumok PDF vagy PDF/A formátumba olvashatóak be, így a sokoldalú multifunkciós készülékek a hosszú távú digitális archiválási követelményeknek is megfelelnek.
Az IDC kutatási adatai továbbá felhívják a figyelmet arra, hogy a dokumentumok kezelésével, illetve rendezésével kapcsolatos munkafolyamatok következtében évről évre jelentős mértékben csökken az alkalmazottak hatékonysága. Az egyedi nyomtatási szokásoknak és igényeknek megfelelő, testre szabható multifunkciós készülékek több előnyt is nyújtanak a munkafolyamatok optimalizálása szempontjából. Az eszközök ugyanis számos időigényes manuális feladatot automatizálnak – így például a közvetlen szkennelést a célhelyre vagy a kulcsszavak alapján történő adatkeresést a digitalizált dokumentumokban –, lehetővé téve ezáltal, hogy a vállalat a növekedést támogató alaptevékenységére koncentrálhasson.