Miben segítheti egy szoftver a facility managereket?

Vajon ki kezeli a szervezetek pénzügyi eszközeinek legnagyobb részét és az egyik legmagasabb működési költségvetést? Nem más, mint a Facility Manager. A facility management, avagy a létesítménygazdálkodás komoly felelősséggel járó munka, amely több szakterületet is felölel. A facility manager feladata, hogy az emberi erőforrás, a hely, a folyamatok és a technológia integrálásával biztosítsa az ingatlan funkcionalitását, kényelmét, biztonságát és zavartalan működését.Hogyan néz ki ez a gyakorlatban? Milyen feladatai vannak egy létesítményüzemeltetési szakembernek? Milyen feladatokat vesz le a válláról a facility management szoftver? Alábbi cikkünkben ezekre a kérdésekre keressük választ.
Milyen feladatai vannak egy facility managernek?
A facility manager pontos munkaköre vállalatonként eltérő lehet. Általánosságban azonban elmondható, hogy ők felelősek a vállalat saját vagy bérbe adott épületeinek zavartalan működéséért és folyamatos karbantartásáért. Biztosítják, hogy azok megfeleljenek a jogi követelményeknek, valamint az egészségügyi és biztonsági előírásoknak. Feladataikat különböző szervezeti funkciókban látják el, stratégiai és operatív szinten egyaránt. A létesítménygazdálkodási szakemberek feladatai közé tartozik:
– az ingatlanok üzemeltetésének teljes körű szakmai irányítása,
– kapcsolattartás az ingatlanok bérlőivel és tulajdonosával,
– vagyongazdálkodás,
– EHS: környezetvédelmi, biztonsági és egészségügyi szabályozás nyomon követése és betartásuk biztosítása,
– az ingatlanok rendszereinek és berendezéseinek rendszeres ellenőrzése,
– karbantartási ütemtervek és feladatok készítése, munkák irányítása és felügyelete,
– hibaelhárítási, javítási munkálatok megszervezése és felügyelete,
– takarítás, őrzés, tűzvédelem szervezése és felügyelete,
– tervezett és ad-hoc felülvizsgálatok lebonyolítása,
– szállítókkal, alvállalkozókkal való szerződéskötés, kapcsolattartás,
– pénzügyi tervek és költségelszámolások készítése,
– kapcsolódó riportok, jelentések, prezentációk készítése.

Mindezt egyedül kézben tartani, manuálisan kezelni és nyomon követni a folyamatosan változó követelményeknek megfelelően, szinte lehetetlen. Szerencsére már vannak olyan innovatív facility management szoftverek, amelyek rengeteg terhet levesznek a létesítményüzemeltető szakemberek válláról.

Hogyan könnyíti meg a facility management szoftver a munkát?
Napjaink folyamatosan változó gazdasági helyzetében a létesítmények hatékony karbantartása és kezelése sosem volt még fontosabb. Az egyik nemzetközi projektmenedzsment szoftver vállalat friss felmérése szerint azonban egy átlagos munkavállaló munkaidejének 60%-át nem a valódi feladataival, hanem az ahhoz kapcsolódó teendőivel tölti. Például dokumentumokat keres, egyeztet és adminisztrál. A facility manager sem kivétel ez alól.

Szerencsére manapság már egyre kifinomultabb technológia áll rendelkezésre, amelyet a szakemberek a hatékonyabb munkavégzésre és a jövedelmezőbb működésre, azaz összességében a vállalat javára fordíthatnak. A hazai fejlesztésű CAFM megoldás remek példa erre.
A létesítménygazdálkodási szoftver lehetővé teszi a facility managerek számára, hogy a teljes ingatlanállományt és kapcsolódó ingóságokat, az eszközök nyilvántartását és karbantartási programjukat egy web alapú irányítópultról kezeljék. A szoftver jelentős adminisztrációs tehertől szabadítja meg a facility managert, aki így hatékonyabban, átláthatóbban és alacsonyabb hibaszázalékkal végezheti munkáját.

Milyen területeken nyújt segítséget? 
Karbantartás
Egy hatékony facility management szoftver a teljes napi karbantartási munkafolyamatot támogatja. Moduljai között megtalálhatóak többek között:
Meghibásodás jelentése: felületet biztosít a problémák bejelentésére. Így az információ gyorsabban eljut az illetékesekhez és nyomonkövethetővé válik a javítási folyamat.
Műszerfal: felhasználóbarát platform, amelyen a grafikonok segítségével jól átláthatóak a működéshez kapcsolódó számadatok.
Tervezett karbantartások: a szoftver segítségével minden tervezett és törvényileg előírt karbantartási munka egy helyről tervezhető és kezelhető. Segítségével jól átláthatóvá, nyomonkövethetővé és elszámolhatóvá válnak a jövőbeni, a jelenleg futó és az esetleges késedelmes munkálatok is.
Munkalap kezelés: a facility managerekről jelentős adminisztrációs terhet vesz le, miközben segít a törvényi előírások betartásában is. A szigorúan sorszámozott és digitálisan tárolt dokumentumok bármikor visszakereshetők és elszámolhatók.
Vevők és szállítók adatai: egy létesítményüzemeltető szakember munkaidejének jelentős részét a bérlőkkel, beszállítókkal és különböző alvállalkozókkal való kapcsolattartás tölti ki. A szoftver segítségével felépíthető egy adatbázis, amelyben minden szükséges információ, szerződés és ár néhány kattintással könnyedén elérhető.
Terület- és eszközmenedzsment
A szoftver segítségével pontos és jól áttekinthető nyilvántartás készíthető a teljes ingatlan- és bérlői állományról, és az ahhoz kapcsolódó dokumentumokról. Leegyszerűsíti és hatékonyabbá teszi az ingatlanportfólió-kezelést és a költséghely nyilvántartást is, ezzel is megkönnyítve a facility manager munkáját.

Hogyan? Többek között a nyilvántartás radikális leegyszerűsítésével. A rendszerbe feltölthető valamennyi ingatlan és ingóság adata, akár helyiség szerinti bontásban. Emellett pontos adatbázis készíthető a kiadható területekről, munkaállomásokról és fogyasztási információkról.
A teljes bérlői állomány is egy helyen, átláthatóan kezelhető. Az bérlőkkel és bérleményekkel kapcsolatos valamennyi információ a műszaki és jogi dokumentummal, fényképpel együtt feltölthető az adatbázisba. A rendszer lehetővé teszi a több telephellyel és épülettel rendelkező vállalatok ingatlan portfóliójának egységes adminisztrációját, megjelenítését és kezelését. Átlátható felületet biztosít a költséghelyek és tulajdonviszonyok nyilvántartására.

Milyen előnyökkel jár a létesítménygazdálkodás digitalizálása?
A szakemberek munkájának támogatása mellett a digitális facility managementnek számos más előnye van, amely a teljes vállalati működésre pozitív hatással lehet:
Megalapozottabb üzleti döntések és jövedelmezőbb működés: a létesítménygazdálkodási szoftver teljes képet ad a teljes ingatlanvagyonról, a bevételekről és kiadásokról, ezzel támogatva a megalapozottabb és jövedelmezőbb üzleti döntéseket.
Transzparencia: az összes információ nyomon követhetően, jól átláthatóan, egy helyen áll rendelkezésre valamennyi illetékes számára.
Hatékonyabb humán erőforrás menedzsment: a jelenlegi és jövőbeni karbantartási munkák, és a szükséges munkaerő előre látható és tervezhető.

A fenti cikkből jól látható, hogy a facility manager munkája összetett és kihívásokkal teli. A digitalizált üzemeltetés egy hatékony szoftver számtalan munkafolyamatot megkönnyít számára a tervezéstől az adminisztráción át a kivitelezésig. Összességében pedig a teljes vállalati működésre pozitív hatással lehet.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .